Escritório de Projetos
Gestão de projetos
O gerenciamento de projetos consiste na aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas para o alcance dos objetivos nele propostos. A experiência de diversas organizações públicas e privadas sugere a adoção de uma metodologia de gerenciamento de projetos para respaldar uma gestão mais organizada e profissionalizada dos recursos disponíveis para o projeto.
Existem diversos modelos e atribuições que um Escritório de Projetos pode assumir, a depender da estrutura, do nível de maturidade em gerenciamento de projetos e da estratégia de cada organização.
Gestão de projetos no MPF
Na estrutura de gerenciamento de projetos do MPF, a Secretaria de Gestão Estratégica exerce a função de um “Escritório de Projetos”.
A gestão de projetos no MPF é normatizada pela Portaria PGR/MPF nº 789, de 17 de setembro de 2020, que determina os procedimentos a serem seguidos para os projetos estratégicos, com base nas práticas e conhecimentos do PMBoK (Project Management Body of Knowledge). O normativo traz as informações necessárias para cada etapa do projeto: iniciação (proposta de projeto), autorização, planejamento, execução, controle, encerramento e monitoramento.
No Sistema Integrado de Gestão Estratégica e Governança do MPF existe a Comissão de Projetos de Especial Interesse da Administração que atua como instância consultiva da Secretaria-Geral no estabelecimento de prioridades e diretrizes para a gestão de projetos de especial interesse da administração.
No âmbito de projetos, compete à SGE
Promover a gestão de projetos, em especial, quanto aos aspectos de planejamento e coordenação dos trabalhos e de acompanhamento dos resultados;
Prestar consultoria interna;
Apresentar parecer ao Secretário-Geral sobre propostas de projetos submetidos a sua consideração pelas unidades demandantes;
Analisar a documentação dos projetos estratégicos, assegurando que ela seja consistente, completa e focada em resultados;
Acompanhar a execução dos projetos estratégicos aprovados, zelando pela aplicação da norma de gestão de projetos (Portaria PGR/MPF n° 789/2020) e pela observância das melhores práticas em gerenciamento de projetos;
Propor a suspensão ou o cancelamento de projeto estratégico que esteja sendo executado em desacordo com a Portaria PGR/MPF n° 789/2020;
Apresentar parecer para subsidiar a Comissão de Projetos de Especial Interesse da Administração e o Secretário-Geral na análise de pedidos de mudanças no projeto, inclusive de escopo;
Analisar relatório de encerramento, validando os resultados e registrando experiências para aperfeiçoamento contínuo do gerenciamento de projetos no MPF;
Apoiar e orientar as unidades do MPF quanto ao gerenciamento de projetos estratégicos.
O Escritório de Projetos do MPF proporciona benefícios em várias perspectivas
Maximização de resultados e de benefícios para a sociedade
Entre 2011 e 2015, o Escritório de Projetos do MPF apoiou a estruturação e a execução de 124 projetos, sendo 60 finalísticos e 64 administrativos. A atuação com foco na área fim está se intensificando, já envolveu 321 membros, e tem proporcionado benefícios diretos para a sociedade, como a efetividade no combate à corrupção, nos crimes de tráfico, escravidão, e na prevenção de outros ilícitos e de irregularidades de natureza patrimonial, orçamentária, ambiental etc. No âmbito administrativo, foram criados diversos mecanismos de gestão, de otimização de processos e de estruturação de sistemas, o que tem aumentado a eficiência e a capacidade de atuação do órgão.
Alinhamento estratégico
O Escritório de Projetos do MPF em conjunto com a Comissão de Projetos de Especial Interesse da Administração formam um ciclo de governança que garante o alinhamento estratégico dos projetos. Ou seja, todos os projetos acompanhados pelo escritório sempre suportam um ou mais objetivos estratégicos.
Transparência
Todos os dados dos projetos são documentados de forma estruturada, com formulários específicos e detalhados, registrados em sistema acessível por todo o órgão (Sistema Eletrônico de Governança e Gestão Estratégica - SiGOV). Além disso, o Escritório de Projetos publica no site do MPF relatórios consolidados para a sociedade, que pode acompanhar todos os projetos. Os relatórios incluem informações como os benefícios gerados pelos projetos, as pessoas envolvidas, os custos, os prazos e a situação em que se encontram.