Gestão de Processos no MPF
O Gerenciamento de Processos de Negócio (em inglês Business Process Management ou BPM) é uma das principais metodologias utilizadas em todo o mundo para melhoria dos processos de negócio. É um conceito que utiliza métodos, técnicas e ferramentas para analisar, modelar, publicar, aperfeiçoar e controlar processos de trabalho da Instituição. O Ministério Público Federal (MPF) utiliza a nomenclatura “gestão de processos de trabalho” quando se refere à gestão de processos de negócio da instituição.
BPM é uma abordagem moderna, com foco na otimização dos resultados, capaz de viabilizar a gradativa construção de um Ministério Público eficiente e de alta qualidade. Nesse sentido, implantou o Escritório de Processos do MPF, que tem, dentre outras, as seguintes atribuições: a definição e manutenção de padrões, metodologias e ferramentas para a gestão de processos e a garantia de sua adoção no MPF, a guarda de todo o conhecimento sobre processos, e a disseminação e capacitação nas melhores práticas.
A Gestão de Processos segue um ciclo de execução que se inicia com a definição da metodologia, o mapeamento e perpassa por questões como o estudo e a avaliação de indicadores de desempenho para que haja a implantação de melhorias. Dessa forma, os processos devem ser controlados e avaliados de forma contínua.
Processos de Trabalho
Para o MPF, processo de trabalho é “um conjunto de atividades interdependentes, ordenadas no tempo e no espaço de forma encadeada, que possuem um objetivo, início e fim, entradas e saídas bem definidas, ou comportamentos executados para alcançar uma ou mais metas” (Portaria PGR/MPF nº 205, de 23 de abril de 2013).
Um processo organizacional tem as seguintes características: objetivos e limites de início e fim bem definidos; clareza quanto ao que é transformado na sua execução; definição de como ou quando uma atividade ocorre; resultado específico; recursos previstos para a execução da atividade; agrega valor para o destinatário do processo; devidamente documentado; mensurável por indicadores de desempenho; e possibilidade de acompanhamento ao longo da execução.
Gestão de Processos de Trabalho
Gerenciar processos para o MPF significa que os processos estão sendo monitorados, avaliados e revisados, com foco na melhoria contínua e no alcance dos seus objetivos. É a própria aplicação do Ciclo PDCA – Planejar, Executar, Verificar e Agir – aos processos, que leva ao aperfeiçoamento e ajustamento do caminho a ser seguido.
A gestão de processos no MPF tem como objetivo a implementação de rotinas que promovam a sistematização, monitoramento, avaliação e implantação de melhorias nos diferentes processos de trabalho desenvolvidos pela instituição, no cumprimento de sua missão institucional.
Para o MPF a gestão dos processos organizacionais contribui para:
- Proporcionar um modelo de gestão integrado, a partir de uma visão sistêmica dos processos, com foco em resultados e baseado nas diretrizes estratégicas da instituição;
- Difundir o conhecimento institucional, com a disponibilização de informações sobre os processos desenvolvidos pela instituição;
- Otimizar a utilização dos recursos no desempenho das suas atribuições;
- Subsidiar a identificação das competências requeridas para a operacionalização dos processos, promovendo a alocação adequada dos profissionais;
- Estabelecer, no âmbito do MPF, uma linguagem comum no que se refere à gestão por processos;
- Padronizar os modelos de documentos, as fases e os processos do ciclo de vida dos processos de trabalho; e
- Consolidar os registros, documentar os processos organizacionais, avaliar as melhores práticas e difundir aprendizados.
Ciclo de Gerenciamento de Processos do MPF
No MPF optou-se por um modelo mais simples que o apresentado pelo Guia BPM CBOK, mas seguindo a mesma linha conceitual. Para a melhoria contínua, foram conjugados os ciclos PDCA (planejar, verificar, executar e agir) e DMAIC (definir, medir, analisar, melhorar e controlar), ambos tratam de fases para a melhoria, desde o seu planejamento inicial, passando pela análise e execução e, chegando ao controle de resultados.
Os dois ciclos mencionados tratam não só da gestão de processos, mas principalmente da gestão da qualidade desses processos, colaborando com a redução dos desperdícios, com a padronização e com o aprimoramento contínuo. A convergência entre os ciclos pode ser verificada na figura abaixo:
